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Mit einem Audit wollen Softwarekonzerne wie Microsoft, SAP, Oracle oder auch IBM ihr geistiges Eigentum schützen und sicherstellen, dass nur lizensierte Software genutzt wird. In den letzten Monaten ist die Zahl dieser Audits deutlich gestiegen. Was steckt hinter diesem starken Anstieg, und ist dies nur eine kurzfristige Entwicklung?
Die Auslöser eines Audits können vielfältig sein und reichen von sogenannten Whistle-Blowern bis hin zu ungewöhnlichen Supportanfragen an den Hersteller. Jedem Softwarenutzer ist mittlerweile klar, dass hinter einem Audit in der Regel auf Seiten der Konzerne der Wunsch nach mehr Umsatz steckt. Schaut man sich diesen Punkt genauer an, lassen sich drei Punkte für vertriebsgetriebene Audits treffen:
1. Shake up: Hat ein Kunde lange keine neuen Lizenzen mehr gekauft, bedient man sich gern des Mittels eines Audits, um ihn wachzurütteln. Als Ergebnis des Audits werden den Kunden oft signifikante Unterlizensierungen attestiert. Dieser Resultate bedient sich dann gern der Vertrieb, um neue Lizenzen zu verkaufen und Backsupport für die Jahre der Unterlizensierung zu berechnen.
2. Transformation: Die Softwarebranche ist und bleibt in stetigem Wandel. Wie die Produkte selbst, wird mit hoher Frequenz das Bunding, die Versionierung, sowie die Metrik, nach der lizensiert wird, geändert. Diese Komplexität in Verbindung mit Umstellungen auf Infrastrukturseite und Nutzungsverhalten der Kunden führt häufig zu Unterlizensierungen. Mittels Audits werden Kunden, die nach Auffassung der Hersteller diese Transformationsprozesse nicht mittels eines funktionierenden Lizenzmanagements im Griff zu haben scheinen, unterstützt, ihre Umgebung in die Compliance zu führen. Oftmals kommt es hierbei zu hohen Nachzahlungen.
3. Sales Goals: Die sehr amerikanisch geprägte Softwareindustrie steckt sich wiederkehrend hohe vertriebliche Quartalsziele. Die Einhaltung dieser Ziele ist für die einzelnen Vertriebler sehr relevant zur Arbeitsplatzsicherung. Audits werden nach unserer Wahrnehmung des Marktes als ein integraler Bestandteil von vielen für einen ergebnisorientierten Vertrieb aufgefasst und als solches durchgeführt.
Bei Beantwortung der Frage nach der Audit-Season sollte man sich den letzten Punkt genauer ansehen. Ende Oktober veröffentlichte beispielsweise Oracle auf seiner Website interessante Zahlen. In 2013 sanken die Hardware-Erträge um -14% und die Service-Erträge um -5%. Für das erste Quartal wird eine weitere negative Entwicklung erwartet (-5% bei der Hardware und -6% beim Service). Die Software-Erträge sind weiter positiv, und es werden zusätzliche Steigerungen erwartet. Diese Ertragsquelle funktioniert und kann die Rückgänge der anderen Bereiche überkompensieren, so dass der Gesamtertrag weiterhin steigt. „Damit dies auch so bleibt, ist es durchaus möglich, das die Karte „Audit“ gespielt wird, um noch bis zum Ende des Geschäftsjahres von Oracle im Mai 2014 die geplanten Umsatzziele erreichen zu können“, so Christian Grave, geschäftsführender Gesellschafter der ProLicense GmbH aus Berlin, bei einem Vortrag auf der diesjährigen DOAG Anwenderkonferenz in Nürnberg.
Die Berater von ProLicense arbeiten vollständig unabhängig und erhalten keinerlei Vergütungen von Softwareherstellen. Sie helfen betroffenen Unternehmen sicher durch ein Audit zu navigieren und erhalten ein erfolgsbasiertes Honorar. „Kunden denken bei einem Audit oft viel zu technisch und merken zu spät, worum es eigentlich geht: ein Audit ist in erster Instanz eine juristische Herausforderung und in zweiter Instanz dann eine kaufmännische Rechen- und Verhandlungsaufgabe“, erläutert Rechtsanwalt Sören Reimers, ebenfalls geschäftsführender Gesellschafter bei ProLicense. Die Berater von ProLicense sehen ein Audit jedoch nicht als Problemfall, sondern nutzen es im Gegenteil durch Ihre langjährige Expertise, um die Kosten der Unternehmen nicht nur einmalig, sondern dauerhaft zu senken. „Bei uns ist immer Audit-Season – wenn nicht offiziell durch Oracle, dann freiwillig intern. Wenn man sich intensiv mit den Prozessen und vor allem den Auslösern eines Audits beschäftigt, kann man daraus Maßnahmen ableiten die eventuell Millionen an Euro einsparen können“, verdeutlicht Markus Oberg, Partner Manager bei ProLicense, „denn ein Audit ist für viele Unternehmen ein Anstoß sich seit längerer Zeit wieder mit der Effektivität der eigenen Lizensierung zu beschäftigen. Neben Unterlizensierungen ergeben sich in der Mehrzahl der ProLicense-Mandate signifikante Einsparpotenziale im Bereich der laufenden Supportkosten“.
Die Audit-Spezialisten von ProLicense haben im Laufe der Jahre umfassende Maßnahmenkataloge entwickelt, wie den einzelnen Anforderungen eines Oracle-Audits am besten zu begegnen ist. Beispielsweise ist es sehr wichtig das ganze Geschäftsjahr über die Erwartungen des Oracle-Vertriebs an das einzelne Unternehmen zu managen, damit nicht der Vertrieb das eigene Unternehmen zum Audit meldet. Gleichzeitig müssen alle anderen Mitarbeiter, die mit dem Softwarehersteller zu tun haben aufgeklärt werden, welche Informationen besser im Hause bleiben, damit nicht ein kurzer Smalltalk mit den Technikern von Oracle-Partnern oder Oracle selbst auf dem Flur den Vertrieb aufhorchen lässt und später das LMS-Team im Hause ist, um der Sache auf den Grund zu gehen.
ProLicense-Geschäftsführer Reimers dazu: „Verschwenden Sie keine Zeit mit internen Diskussionen, ob ein Audit droht oder nicht. Beginnen Sie möglichst schnell mit internen Audits um Routine zu gewinnen und im Falle eines Falles vorbereitet zu sein.“ Christian Grave ergänzt abschließend: „Die Frage ist nicht ob ein Audit droht, sondern wann!“ Die Experten von ProLicense sprechen aus Erfahrung und waren bereits in eine Vielzahl von Audits auf beiden, auf Kunden- und Herstellerseite, involviert und wissen, wo man als betroffenes Unternehmen den Hebel ansetzen kann. Das Audit ist nur die Basis für die Verhandlungen, die dann folgen, aber diese haben wiederum ihre eigenen Spielregeln.